Hosted vs IP: VoIP telefooncentrale

VoIP telefonie en Techniek – Deel 3

Bedrijven staan bij het aanschaffen van een telefonieoplossing voor de keuze: Kies ik voor Hosted telefonie of een eigen IP centrale? Aan de hand van het kostenplaatje raadt Voys aan om pas vanaf twintig medewerkers te kijken naar de mogelijkheden van een eigen IP centrale. Er zijn echter meer punten die bepalend kunnen zijn in de keuze tussen Hosted telefonie en een eigen IP centrale. De voor- en nadelen voor iedere oplossing zijn hieronder weergegeven.

Hosted VoIP centrale

De voordelen:

• Makkelijk down- of upgraden per toestel

Is er een nieuwe medewerker aangenomen? Met een belletje of mailtje richting Voys heb je doorgaans binnen twee werkdagen een nieuw toestel. De doe-het-zelvers onder onze klanten, maken simpelweg via onze online beheeromgeving een extra VoIP zakelijk account aan en kunnen direct aan de slag. Het downgraden gaat eveneens via deze beheeromgeving en aangezien Voys een opzegtermijn van een dag hanteert, ben je direct van de kosten af als je de dienst niet gebruikt.

• Niet afhankelijk van één locatie.

Ieder toestel registreert namelijk direct op onze servers. Bij bijvoorbeeld een internetstoring op kantoor, kan iedere medewerker zijn of haar toestel meenemen naar huis en weer rustig verder werken. Dit is ook ideaal tijdens vakanties of verhuizingen. Daarnaast is het ontsluiten van meerdere vestigingen of locaties zo zeer eenvoudig.

• Lage eenmalige investering.

Een hosted VoIP oplossing brengt vrijwel geen investeringskosten met zich mee, uitgezonderd van een eventuele aanschaf van toestellen. Hierdoor wordt instappen heel eenvoudig en voordelig. Zie het artikel van Joris voor de besparingen die je kun realiseren met een overstap op Voice over IP telefonie.

• Geen onderhoud noodzakelijk.

Doordat de telefonie volledig op de servers van Voys draait hoef je zelf geen nieuwe updates of upgrades uit te voeren. Je draait standaard op ons goed beveiligde en redundant uitgevoerde platform.

• Eenvoudige en prettige webinterface.

In de beheeromgeving kun je zelf nieuwe diensten aanmaken, belplannen wijzigen en belstatistieken inzien.

De nadelen:

• Minder functionaliteiten beschikbaar

We werken er hard aan, maar momenteel zijn er enkele functionaliteiten zoals gespreksopname en hotdesking (iedere medewerker kan inloggen op een willekeurig toestel) nog niet actief op ons Hosted platform. Hier hopen we uiteraard wel met enkele maanden verandering in te brengen.

• Hogere maandelijkse kosten in vergelijking met een eigen centrale

Ondanks dat het gebruik van VoIP telefonie grote besparingen oplevert, vergeleken met ISDN lijnen, liggen de maandelijkse kosten van een Hosted VoIP oplossing wel hoger dan die van een eigen IP centrale. De verschillen worden vooral bij organisatie met meer dan 50 medewerkers groter. Update: ISDN stopt per september 2017! Stap dus over van ISDN naar VoIP.

• Meer belasting datalijn(en)

In tegenstelling tot een lokale telefooncentrale lopen alle telefoongesprekken -dus ook die van medewerkers onderling- via internet. Hier dient rekening mee te worden gehouden bij het berekenen van de benodigde internetverbinding.

IP centrale

De voordelen:

• Lage maandelijkse kosten

Zoals eerder in dit artikel aangegeven kunnen er met een overstap op VoIP telefonie behoorlijke besparingen gerealiseerd worden. Werken met een eigen IP centrale verlaagt de maandelijkse kosten nog verder, aangezien er geen kosten in rekening gebracht worden voor extra diensten zoals keuzemenu’s, wachtrijen en andere diensten.

• Direct alle gewenste functionaliteiten beschikbaar

De door Voys geleverde beschikt standaard over allerlei extra functionaliteiten zoals gespreksopname, keuzemenu’s, wachtrijen en nog veel meer. Benieuwd naar alle mogelijkheden? Onze accountmanagers staan je graag te woord.

• Eenvoudige en prettig te beheren webinterface

De door Voys geleverde Axeos centrales beschikken over een gebruikersvriendelijke webinterface. Belplannen zijn eenvoudig te beheren en op ieder gewenst moment aan te passen.

• Minder belasting datalijn(en)

Bij een lokale implementatie van een telefooncentrale blijven alle interne telefoongesprekken (tussen medewerkers onderling op dezelfde locatie) binnen het eigen netwerk. Enkel de gesprekken naar ‘buiten’ toe zullen een belasting vormen voor de gebruikte internetverbinding.

De nadelen:

• Hoge investeringskosten

De aanschaf van een eigen IP centrale brengt vaak minimaal twee tot drieduizend euro aan hardware- en licentiekosten met zich mee. Hierdoor wordt deze oplossing pas interessant als er meer dan twintig medewerkers zijn en er veel gebruik wordt gemaakt van extra functionaliteiten.

• Een single point of failure

Werk je op verschillende locaties of zijn er veel thuiswerkers? Dan registreren deze doorgaans allemaal op de IP centrale. Valt bijvoorbeeld de internetverbinding uit op de locatie waar de centrale staat, dan zijn ook de thuiswerkers of medewerkers op een andere locatie niet langer bereikbaar. Daarnaast zien wij graag dat er VPN verbindingen ingericht worden tussen de verschillende vestigingen, zodat de kwaliteit van de gesprekken goed blijft. Dit betekent vaak wel dat er aanpassingen in het huidige netwerk gemaakt moeten worden.

• Updaten, upgraden en configuraties

Een IP centrale wordt bij voorkeur met enige regelmaat opnieuw geüpdatet en eventueel geüpgraded. Ondanks dat dit bij de Axeosvrij eenvoudig gaat, is enige technische kennis een pré. Hetzelfde geldt voor het configureren van de centrale. Wil je dit liever niet zelf doen? Dan kan Voys aan de hand van ons uurtarief de installatie en het onderhoud van de centrale voor je verzorgen.

Meer weten? Lees dan ook het artikel Wat is een SIP-trunk?

Conclusie

Duidelijk is dat zowel het werken met Hosted telefonie als het werken met een SIP centrale zijn voor- en nadelen heeft. De Hosted oplossing is zeer eenvoudig in gebruik en brengt weinig investeringskosten met zich. Hierdoor is de oplossing ideaal voor startende ondernemingen, bedrijven met minder dan twintig medewerkers hebben per lokatie, of bedrijven die zichzelf niet bezig willen houden met telefonie. Ook bij bedrijven met meerdere vestigingen blijkt hosted telefonie vaak beter te passen.

De bedrijven die kiezen voor een eigen IP centrale gaan vaak voor de nog grotere kostenbesparing op de lange termijn en vinden het leuk om zelf ook met de configuratie en het inrichten van de belplannen bezig te zijn.

Uiteindelijk dient ieder bedrijf voor zichzelf te besluiten welke telefonieoplossing er als winnaar uit de strijd naar voren komt. Voys heeft hier graag een adviserende rol in. Onze accountmanagers zijn op werkdagen tussen 09.00 en 17.30 uur bereikbaar. Je kunt ook je contactgegevens via dit informatie formulier achterlaten als je vragen hebt over hosted telefonie of bellen via een IP centrale.