La conversación sobre la visión: nuestro proceso para tomar decisiones de alto impacto

Tomar grandes decisiones puede ser un reto. Sobre todo en una organización creativa en la que las cosas cambian constantemente, como la nuestra. La transparencia y la claridad son esenciales para conseguir -y mantener- que todos los miembros de la organización estén de acuerdo. Por eso en Voys tenemos un proceso que llamamos la conversación de la visión, una reunión que los compañeros pueden solicitar si sienten la necesidad de aclarar una cuestión importante que afecta a toda nuestra organización.

En este artículo, te contaré un poco más cómo funciona la conversación sobre la visión y lo que nos ha aportado aplicar este proceso. He incluido un ejemplo muy práctico de conversación sobre la visión y compartiré algunos detalles sobre cómo funciona este proceso a distancia.

Nuestro proceso de toma de decisiones necesitaba un nuevo enfoque

Trabajar a distancia nunca ha sido un problema en Voys. Los compañeros trabajan desde casa o incluso programan una jornada laboral sin problemas. Pero en 2020, cuando llegó Covid, también fue todo un reto para nosotros trabajar completamente a distancia.

En aquel momento, me encontraba en Australia, que tiene una diferencia horaria de +8 horas con Holanda. Así que los diferentes husos horarios suponían un reto adicional. Sólo había un pequeño solapamiento en las horas de trabajo con mis compañeros, lo que hacía muy difícil reunirme con un grupo de personas al mismo tiempo.

Aunque pronto nos dimos cuenta de cómo trabajar juntos en esta nueva situación en la que, de repente, todos los compañeros trabajaban a distancia, facilitar la conversación sobre la visión exigía acelerar el ritmo. Pronto quedó claro: necesitábamos un enfoque completamente distinto del proceso de conversación sobre la visión si queríamos hacerlo a distancia. Así que decidimos actualizar el proceso y convertirlo en un proceso asíncrono, con una reunión en línea sincronizada en medio.

La necesidad de una visión: una situación práctica de trabajo

Mi primera conversación sobre la visión versó sobre la privacidad. Aunque Voys va un paso más allá en ese ámbito que la mayoría de las demás empresas, nunca habíamos formulado una visión coherente para el desarrollo de nuestro producto. Cada vez sentíamos más la necesidad de crear una visión alineada. No sólo para desarrollar nuestros productos, sino también para comunicarnos con nuestros clientes, porque merecen saber exactamente cómo trabajamos y lo que eso significa para su privacidad. Así que el tema de la privacidad era un tema general que había que debatir en una conversación sobre la visión.

La necesidad de una conversación sobre la visión surgió en realidad de una situación práctica en el taller. Empezamos a desarrollar nuestra nueva plataforma de comunicación, a la que llamamos Holocubierta. Holodeck se construiría sobre una nueva pila técnica. Tendría funciones diferentes a las de nuestro producto actual y, por tanto, tenía que funcionar en una plataforma de alojamiento diferente. Tenía funciones que nunca habíamos tenido en nuestro producto actual.

Pero durante ese proceso, nos atascamos durante las sesiones de ideación.

Con cada idea que teníamos, siempre había alguien que preguntaba: «¿Deberíamos intentarlo? Podría parecer poco respetuoso con la privacidad para nuestros usuarios». La pregunta en sí estaba bastante justificada, ya que la privacidad es un requisito difícil para cualquier producto que diseñemos, pero como faltaba una visión clara, teníamos que hacernos esta pregunta una y otra vez. Esto ralentizó nuestro proceso de desarrollo.

Uno de mis colegas pidió entonces una conversación sobre la visión para obtener claridad sobre el tema de la privacidad. Porque necesitábamos esa claridad para llevar a cabo nuestro trabajo diario al nivel al que aspiramos.

Implicar a la organización en las decisiones clave

Una conversación sobre la visión sirve para aclarar cuestiones importantes. Un proceso de este tipo siempre trata temas generales que afectan a toda la organización. El proceso está diseñado para ampliar y ver el panorama general. Para ello, utilizamos las aportaciones de todo el grupo, más que las de una sola persona, para llegar a la claridad y a una visión formulada que funcione para todos los implicados.

Todos los colegas son bienvenidos a contribuir a una conversación sobre la visión, ya que los resultados afectan a su trabajo de un modo u otro. Por supuesto, la participación no es obligatoria. Por tanto, una conversación sobre la visión tiene lugar con colegas que realmente se sienten implicados en el tema. A todos los participantes les importa lo que se discute y el impacto que tiene en la organización.

El proceso de conversación sobre la visión en cuatro sencillos pasos

Crear claridad no tiene por qué llevar una eternidad. Por eso hemos desarrollado un proceso compacto que es eficaz, pero que deja espacio suficiente para que se escuche a la gente. Se reduce a lo siguiente:

• Admisión: tu tensión es examinada por el facilitador porque es importante subordinar tu opinión personal al interés de la organización.
• Preparación: se envía una encuesta a todos los participantes con preguntas relevantes sobre el tema, para obtener las ideas iniciales de los participantes sobre el tema sin dejarse influir por otros.
• La conversación: la conversación en sí tiene una estructura establecida que sigue el facilitador: explicador, check-in, introducción, preguntas aclaratorias, ronda de puntos de vista y profundización.
• Atención posterior: a veces la conversación no acaba ahí o hay algunas acciones posteriores que necesitan seguimiento. O necesitamos otra ronda de aclaraciones mediante encuestas y conversaciones asíncronas en Slack, nuestra principal herramienta de comunicación.

¿Tienes curiosidad por el proceso? El Manual de Voys te ofrece una visión en profundidad del proceso de conversación sobre la visión.

Conversación sobre la visión de la privacidad: un estudio de caso

Permíteme que te guíe a través de la conversación sobre la visión que tuvimos sobre la privacidad, porque es un buen ejemplo de cómo funciona el proceso.

El primer paso tras asignar una conversación sobre la visión es enviar una encuesta. Hacemos esto antes de reunirnos en persona para que todos tengan la oportunidad de expresar libremente sus opiniones e ideas sin dejarse influir por los compañeros.

Por supuesto, este paso puede hacerse perfectamente de forma asíncrona, lo que le da aún más valor añadido. La gente tiene espacio y tiempo para pensar sus respuestas, lo que también es una gran ventaja.

Una vez que todos hayamos completado el cuestionario, podremos ver las respuestas de los demás.

Para la conversación sobre la visión de la privacidad, formulamos las siguientes preguntas:

• ¿Cuál es nuestro objetivo con respecto a la privacidad?
• ¿Queremos cumplir la ley o ir más allá?
• ¿Qué impacto puede tener la privacidad en nuestro producto en términos de facilidad de uso, velocidad de desarrollo y coste?
• Facilidad de uso: ¿cómo de fácil es para nuestros usuarios utilizar nuestros productos?
• Velocidad de desarrollo: ¿cuánto puede ralentizarnos una función?
• Coste: ¿cuánto estamos dispuestos a pagar por la privacidad?

El siguiente paso fue una reunión online con todos los participantes. Ésta es la verdadera conversación sobre la visión, dirigida por un facilitador. Debido a la estrecha estructura de esta reunión, todos son escuchados y pueden dejar claro su punto de vista.

Durante la conversación, tras algunas discusiones iniciales, descubrí que, aunque estábamos de acuerdo en las líneas generales, teníamos diferentes interpretaciones de la privacidad en pequeños puntos. A pesar de la coincidencia, no podíamos ponernos de acuerdo en los detalles. Cada vez que alguien hacía hincapié en un aspecto importante, otro contraatacaba de forma ligeramente distinta.

Utilizar un algoritmo cuando te quedas atascado

Necesitábamos encontrar una forma de cuantificar lo importante que era la privacidad para cada colega, y que también mostrara dónde estaban las diferencias y los solapamientos entre colegas.

Utilizamos un método sencillo pero eficaz para puntuar la importancia de cada tema. Creamos una hoja de Google con tres columnas: facilidad de uso, velocidad de desarrollo y coste.

Cada uno de nosotros escribió una nota del 0 al 10, donde 0 significa «puede no tener ningún impacto» y 10 «puede tener todo el impacto».

Este fue el resultado (hicimos esa conversación sobre la visión en inglés, ya que es nuestra lengua de trabajo dentro de Voys):

Este pequeño ejercicio nos ayudó a cuantificar nuestros argumentos y a ver cómo veían el tema otros colegas. Después debatimos nuestras conclusiones y nos pusimos de acuerdo bastante rápidamente sobre lo que veíamos, porque teníamos una imagen más tangible de la opinión de cada uno sobre la cuestión.

Este método algorítmico tiene otra gran ventaja: podemos repetirlo con otro grupo de colegas, lo que nos da una mejor imagen de las opiniones de un grupo más amplio de personas.

Documenta cada paso del proceso

Todo el proceso de la conversación sobre la visión está ampliamente documentado y transcrito en nuestra base de datos Noción Conversaciones sobre la Visión. Las decisiones se registran en la base de datos Decisión. Algunas páginas contienen hasta 8-10 subpáginas con información adicional y añadidos.

Si tenemos este «rastro de papel» de nuestros razonamientos y conversaciones, es fácil volver a él más tarde y comprender cómo y por qué elegimos el resultado que elegimos.

Esto puede mejorar enormemente cualquier decisión de seguimiento que tomemos, porque ahora sabemos por qué elegimos la opción A hace 5 años. Todo lo que aprendimos por el camino podemos tenerlo en cuenta en la nueva decisión. Por eso lo hemos documentado, porque podemos ver cómo esto puede mejorar las decisiones 10 años después.

Aunque el resultado en sí no es tan importante para este artículo, es ilustrativo del tipo de claridad que puedes conseguir con este proceso. A continuación puedes leer adónde condujo la conversación sobre la visión de la privacidad.

Como organización que considera muy importante la privacidad:

• Pondremos mucho esfuerzo y atención en garantizar que el uso de funciones orientadas a la privacidad no obstaculice la experiencia de nuestros usuarios.
• No te importa que el desarrollo sea más lento para ofrecer una mayor privacidad. Esto es visible en nuestras funciones actuales de IA y en el enfoque que adoptamos en ese ámbito.
• Siempre preferimos la privacidad al beneficio. No nos importa gastar dinero para ser más conscientes de la privacidad. Servidores dedicados frente a servidores compartidos, por ejemplo. Esta elección es visible en nuestra estrategia de ser propietarios de la mayor parte de nuestra infraestructura y código.

Lo que aprendí de las conversaciones sobre la visión

Desde el punto de vista de todo el proceso, una conversación sobre la visión puede parecer un poco desalentadora, pero la verdad es que pasar por el proceso realmente aporta un valor increíble a la organización y, por tanto, merece la pena dedicarle tiempo y esfuerzo.

Esto es lo que he aprendido hasta ahora de las conversaciones sobre la visión:

• Tener procesos de toma de decisiones claros y estructurados ayuda enormemente a tomar grandes decisiones.
• Los pasos asíncronos del proceso dan a la gente tiempo para pensárselo cuando tengan espacio. También cataliza enormemente la decisión.
• La discusión sincronizada ayuda a comprender mejor los pequeños matices y las pequeñas desviaciones después de la aportación asíncrona.
• Durante el paso sincronizado, tienes la oportunidad de ajustar el proceso sobre la marcha para evitar atascarte.
• Al utilizar más algoritmos, conseguís alinearos y conocer las percepciones de los demás.
• Hay muchas otras aplicaciones para este método, como los retos de contratación, estrategia y priorización.
• Documentar cada fase es muy importante para comprender en el futuro el «por qué».

¿Involucras a tus compañeros en la toma de grandes decisiones?

Como has podido leer, un sólido proceso de toma de decisiones sincronizado-asincronizado nos ha ayudado a aportar claridad a las grandes cuestiones de una forma más sólida y repetible de lo que habría sido posible con un proceso de toma de decisiones únicamente sincronizado o asincrónico.

Combinar sincronización y asincronización en la toma de decisiones ha demostrado ser una combinación ganadora que, en mi opinión, debería hacerse más conscientemente y con más frecuencia. No hay bombo que se precie sin un término pegadizo, así que permíteme utilizar el término «toma de decisiones sincronizada-asincronizada» 😃

Ahora tengo curiosidad: ¿cómo implicas a los demás en la creación de una visión para los temas clave de tu organización? ¡Me encantaría que me lo contaras a través de LinkedIn!